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Bien dicen que “Es mejor malo por conocido que bueno por conocer”, pero cuando una empresa adopta las nuevas tecnologías, además de hacer su trabajo más eficiente, puede ahorrar dinero y cuidar el ambiente.
Lo anterior lo aclararemos poniendo dos tecnologías como ejemplo:
Digitalización
“Yo imprimo, tú imprimes, todos imprimimos”, imprimir es un verbo conjugado en todos los tiempos posibles al interior de una organización, lo que ocasiona que los costos incrementen, sin mencionar el impacto en el medio ambiente por el uso de papel y de consumibles de impresión.
Aquí es cuando aplica la premisa de “Dinero bien invertido o mal gastado, hace la diferencia en el largo plazo”. Un estudio menciona que el 80% de los reportes financieros anuales ya no se imprimen, todos se digitalizan y suben a la nube. El ahorro por hacerlo de esta manera es bastante alto tanto en términos de utilización de recursos humanos como en gastos por ponerlo en papel, sin considerar la reducción en el impacto ambiental de la empresa y su disminución en la huella de carbono, este último concepto poco a poco gana terreno en empresas transnacionales en México y se escuchará aún más en ciertos círculos de toma de decisiones.
Lo anterior significa que el costo de los gastos de impresión representa millones de pesos para las empresas, que continuarán hasta que se produzcan algunos cambios, como nuevos clientes, proveedores lejanos, fuerza de trabajo más ágil en uso de nuevas tecnologías, asociación o fusión con otras empresas, o simplemente la necesidad de un óptimo uso de los recursos naturales.
Reuniones virtuales
A pesar del crecimiento de las comunicaciones digitales y el trabajo a distancia aún existe un aumento importante en los viajes de negocios; todavía hay un alto número de ejecutivos que necesitan viajar para atender clientes y aunque es necesario desplazarse para atender algunos aspectos del negocio, otros podrían eliminarse por medio de la nueva tecnología sobre reuniones virtuales.
Hay soluciones a la mano, ya sea a través del software de fácil instalación en el servidor de la empresa o una aplicación accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
Antes de rechazar la inversión en para realizar las reuniones virtuales, pide al departamento de finanzas el rubro de gastos por viajes (hotel, avión, comidas, taxis, entre otros) para hacer una comparación. Observarás que impulsar estas nuevas tecnologías con la bandera de “cuidar el medio ambiente y disminuir la huella de carbono de la empresa” también minimiza costos.
Los resultados por el uso estas nuevas tecnologías
Menos administración. Automatizar tareas con teléfonos móviles u ordenador hace que sea más fácil de procesar la información de la empresa, además de que permite a los empleados acceder de forma remota a toda la información que necesitan.
Claridad. La automatización permite una visión completa de los gastos, con una división por empleado, por partida presupuestaria, entre otros. Saber lo que se ha gastado, dónde, cómo y por qué permite a su vez la empresa para analizar dónde se puede avanzar, para negociar mejor con los proveedores y mejorar los procesos internos.
Sustentabilidad.
Hay mucho menos papel usado ya sea por el empleado o por la empresa o socios externos, lo que es un paso más cerca de ser verde.
Autor: Mario Amador – Consultor Ambiental Senior Oficina Verde para Mundo Ejecutivo
